La gestión de nóminas es el proceso mediante el cual los trabajadores reciben su salario correspondiente por parte de la empresa que los ha contratado. Y aunque es un proceso sencillo, se deben tener en cuenta diversos factores que exigen llevar un control exhaustivo y constantes actualizaciones.
La gestión de nóminas dentro de una empresa, ya sea grande o pequeña, es por una actividad que debe efectuarse de manera rigurosa y al detalle, donde el personal asignado a ello habitualmente dedica mucho tiempo y esfuerzo. Por este motivo, hoy en día podemos encontrar en el mercado diversos softwares de gestión laboral y de nóminas, que ayudan en el trabajo diario a todos los departamentos implicados en esta tarea, y que pueden conseguir ahorrar hasta un total de 450 horas de trabajo al año en la gestión de nóminas, incluyendo todas las formas de cálculo que se pueden presentar: jornadas completas y parciales, nóminas con retribución flexible, retardos, finiquitos, bonos, comisiones, etc.
Sin embargo, aunque estos softwares de nómina han podido simplificar esta tarea y evitar pasar largas horas con hojas de cálculo complejas, la correcta gestión de la nómina en las empresas es un aspecto esencial y muy sensible para éstas y para sus empleados. Por ello, es más que necesario cuidar su gestión mediante el uso adecuado de diversas herramientas de gestión de nóminas que nos permitirán ahorrar tanto tiempo como dinero, aportando a nuestro trabajo flexibilidad y seguridad.
Habitualmente esta tarea está encomendada, independientemente del tamaño de la empresa, al Departamento Financiero que trabajará mano a mano con el Departamento de Recursos Humanos para llevar a cabo una gestión óptima de la nómina y todo lo relacionado con ella, como por ejemplo la gestión de vacaciones, horas extras, prestaciones superiores, etc.
La gestión de nóminas es un proceso que se realiza de forma personal e individualizada con cada empleado. Esto es debido a que, en cada caso particular, cada uno de los trabajadores presenta situaciones laborales distintas y, por lo tanto, se hace necesario preparar cada documento de nómina de forma individual.
Una forma en que las empresas pueden mejorar el poder adquisitivo de los empleados sin necesidad de aumentar directamente su salario es con la retribución flexible. En estos casos, lo que se hace es convertir parte del salario del empleado en beneficios sociales (prestaciones superiores), que les permiten acceder, por ejemplo, a Vales de Despensa, Vales de Restaurante, Guardería, etc. Estos beneficios sociales están exentos del pago de impuestos y, por lo tanto, aunque sean una parte de la nómina del empleado, no aparecerán en ella. El resultado es que el empleado obtiene una retribución mayor, puesto que no pierde parte de su salario en forma de retenciones fiscales.
Como podrás darte cuenta, la tarea de realizar una nómina no es sencilla, sobre todo si tenemos en cuenta las continuas novedades legislativas que afectan a su elaboración. Por este motivo de suma importancia que un experto se encargue de todo lo que a la gestión de nóminas se refiere.
Este experto o equipo experto, se encargará de no olvidarse de fechas importantes, mantenerse actualizado en las legislaciones, asegurarse de que la nómina contenga la información completa, del cumplimiento de obligaciones fiscales y sociales, etc.
Lo ideal es que, si no cuentas con un Departamento de Recursos Humanos y/o Nóminas, contrates a especialistas que lleven este tema. Así evitarás caer en irregularidades, darás cumplimiento a la legislación vigente, y te olvidarás de pagar multas por no tener tu gestión de nómina en tiempo y forma.
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